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Project Control- Come fare a sapere se stai rispettando il budget della Commessa o del Progetto?

Sei in linea con il budget?”, “Utilizzi le risorse in modo efficiente?”, “Qual è il costo delle risorse che mancano per finire la commessa?”

Queste sono sola alcune delle domande che l’Imprenditore , il Project Manager , o i Responsabili Aziendali si possono porre di fronte ad un progetto o ad una commessa in corso d’opera . Il “classico “ controllo tra budget pianificato e costi reali alla data di verifica non sempre riesce a dare un’ attenta fotografia del reale stato di avanzamento del progetto.

Per il controllo dei tempi e costi delle attività e delle commesse diventa sempre più importante mettere a conoscenza dell’imprenditore o dei suoi collaboratori quanto è realmente portato in realizzazione ad una certa data . Sarà opportuno frazionare lo sviluppo delle attività in Work Package – (WP) “pacchi di lavoro” ,che rappresentino uno a uno attività ben definite sia in termini di avvenimenti che ne originano l’inizio e ne indicano la fine, sia per la possibilità di attribuire costi e responsabilità.

Il “semplice “ controllo eseguito tramite l’analisi degli scostamenti fra budget e consuntivi ha dei limiti nel caso che non si considerino anche i ritardi nei tempi di esecuzione delle commesse.

Si ha, infatti, un’azione continua di adeguamento dei piani attraverso la rilevazione dei risultati, il successivo confronto con la pianificazione e la riproiezione dei piani sulla base di tutti gli elementi di informazione raccolti .

Si rendono quindi necessari strumenti che consentano il controllo della commessa con : – lo spezzettamento della commessa, – l’inserimento delle variabili tempo e costi.

Questo può essere ottenuto con l’utilizzo delle tecniche reticolari, Pert/Cpm, integrate al Diagramma di Gantt , e della metodologia dell’earned value.

Cosa è l ‘Earned Value? E’ il costo cumulato della produzione alla data di rilevazione, ottenuto valorizzando la quantità di prodotto effettiva ai costi unitari di budget. Esaminando le azioni successive (work in progress), questa metodologia mette a confronto l’avanzamento della produzione e il valore pianificato, facendo così far venire a galla le aree di rischio prima che diventino difficili da gestire.

earned value-project Control_e

Alla base del metodo vi è l’utilizzo della curva che rappresenta l’avanzamento delle attività di commessa. .

Si tratta di una curva dalla caratteristica forma ad «S» che presenta in ordinata un indicatore rappresentativo dell’avanzamento delle attività, tipicamente, i costi e, in ascissa, i tempi, o meglio i giorni lavorativi, del calendario di progetto ovvero una loro aggregazione significativa.

Le due curve base sono quella del preventivo e quella del consuntivo attuale dei costi. I costi consuntivi ci danno ciò che accade economicamente in ritardo rispetto agli eventi che li generano e rischiano di non fornire informazioni significative a riguardo dell’andamento attuale dei costi che risulterebbe sottostimato. Per evitare questo spesso si usa il metodo dell’impegnato, cioè una registrazione extracontabile di un costo che in contabilità sarà registrato solo in un secondo tempo .

Utilizzare “l’impegnato” anche se di solito approssimato , grazie alla suo tempismo ,è una buona base per le riproiezioni a finire. Il consuntivo contabile, infatti , non è in grado di fornire dati per individuare l’ammontare dei costi ancora da sostenere e la loro distribuzione nel tempo. Può succedere che ,se in un dato momento , facciamo un controllo dei costi e ci troviamo con importi maggiori al preventivato, non siamo in grado di sapere se questo è dovuto a un maggiore avanzamento del lavoro,oppure se si è verificato a causa di acquisti sbagliati .

Viene pertanto introdotta la curva dell’Earned Value ovvero del valore del consuntivo valutato a costi standard di preventivo. Questa curva dell ‘ Earned value (EV), rappresentando costi preventivi (PV) , sarà confrontabile con la curva dei costi attuali (AC) a parità di lavoro eseguito con lo scopo di fornire la variazione di costo e, essendo anche indicativa dello stato di avanzamento, potrà essere confrontata con la curva dei preventivi, a parità di costi, per fornire il ritardo delle attività.

Da qui poi sarà possibile costruire indici di performance validi sia per l’intero progetto sia per ogni singola attività Che possono aiutarci a rispondere a domande fondamentali del tipo:

Dove ci troviamo col progetto ?
• Come dobbiamo continuare?
• Dove dovremo essere ?

Ma di questo ne parleremo nel prossimo post …..

Fonti:
-IL CONTROLLO DEI TEMPI E DEI COSTI NELLE ATTIVITA’ PER COMMESSA di Muratori Fabio – Amministrazione & Finanza-1989 -EARNED VALUE: UN INVESTIMENTO A BUON FINE SULLA PERFORMANCE DEI PROGETTI- A cura di Flavio De Trane- Osservatorio It Governance

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Patrizio Gatti

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